Dữ liệu nhóm trong Excel
Bạn càng có nhiều dữ liệu, nó sẽ càng tạo ra sự nhầm lẫn trong bảng tóm tắt cuối cùng. Ví dụ: nếu bạn đang hiển thị báo cáo doanh số hàng tháng từ các danh mục khác nhau và nếu các danh mục quá nhiều, thì chúng tôi không thể xem toàn bộ bản tóm tắt trong một khung cửa sổ. Khi bản tóm tắt vượt quá một khung cửa sổ, thì chúng ta cần cuộn xuống hoặc cuộn ngang để xem các con số của tháng khác, vì vậy trong những trường hợp như vậy, bạn nên nhóm dữ liệu lại. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn các cách phân nhóm dữ liệu trong excel.
Quá nhiều chi tiết đơn hàng thuộc danh mục phụ có thể khiến bạn khó xem và rất phức tạp để đọc; điều này làm tăng thêm khả năng đọc sai. Điều tốt là excel linh hoạt và chúng tôi có thể sắp xếp dữ liệu thành nhóm để tạo ra một bản tóm tắt chính xác bằng cách thêm dấu CỘNG hoặc TRỪ.
Làm thế nào để Nhóm dữ liệu trong Excel?
Ví dụ 1
Dưới đây là bảng tổng hợp doanh số hàng tháng trên các danh mục khác nhau của doanh nghiệp.
Như bạn có thể thấy ở trên, chúng tôi chỉ có thể thấy tóm tắt hai tháng trong lần xem trang duy nhất. Để xem bản tóm tắt của các tháng khác, chúng ta cần cuộn sang phải trang tính để xem các tháng còn lại khác để xem bản tóm tắt, nhưng bằng cách nhóm dữ liệu, chúng ta có thể xem trong một chế độ xem trang như bên dưới.
Được rồi, hãy để tôi chỉ cho bạn cách nhóm chia tách danh mục phụ của tháng đầu tiên.
- Bước 1: Chọn các cột mà chúng ta cần nhóm lại; trong ví dụ này, chúng ta cần nhóm các cột phân chia danh mục phụ và xem tổng số hàng tháng duy nhất, vì vậy chúng ta chỉ cần chọn các cột danh mục phụ.
- Bước 2: Sau khi chọn các cột vào nhóm, chuyển đến tab Dữ liệu; trong danh mục phác thảo của tab Dữ liệu, chúng tôi có tùy chọn "Nhóm".
- Bước 3: Nhấp vào danh sách thả xuống trong excel của “Nhóm” và một lần nữa chọn “Nhóm”.
Ngay sau khi bạn chọn tùy chọn “Nhóm”, chúng ta có thể thấy các cột đã chọn được nhóm lại với nhau.
Nhấp vào biểu tượng “Dấu trừ” để chỉ xem tổng số tháng “Tháng 1”.
- Bước 4: Tương tự, chọn các cột "tháng 2" của tháng thứ hai và nhóm dữ liệu.
- Bước 5: Một mẹo ở đây là bạn không cần phải nhấp vào tùy chọn “Nhóm” mỗi lần từ tab DỮ LIỆU; thay vào đó, sau khi nhóm tháng đầu tiên kết thúc, hãy chọn cột tháng thứ hai và nhấn phím F4 để lặp lại tác vụ trước đó một lần nữa.
Giống như lặp lại này, các bước cho mỗi tháng để nhóm dữ liệu.
Vì vậy, bất cứ khi nào chúng ta muốn xem phân tích theo tháng cụ thể, chúng ta chỉ cần nhấp vào biểu tượng CỘNG để mở rộng chế độ xem cột được nhóm.
Ví dụ: nếu tôi muốn xem các giá trị chia nhỏ danh mục phụ của tháng “Mar”, thì chúng tôi cần nhấp vào biểu tượng biểu tượng “CỘNG”.
Để Nhóm các cột, hãy bấm vào dấu trừ.
Ví dụ # 2 - Phím tắt để nhóm dữ liệu
Phím tắt là một cách để tăng năng suất trong excel, vì vậy hãy nhóm dữ liệu để có một phím tắt.
Phím tắt cho nhóm dữ liệu đã chọn là ALT + SHIFT + Mũi tên Phải.
- Bước 1: Đầu tiên, chọn các cột sẽ được nhóm.
- Bước 2: Bây giờ nhấn tổ hợp phím tắt ALT + SHIFT + Mũi tên phải.
Ví dụ # 3 - Xem nhanh dữ liệu được thu gọn (mở rộng) và được nhóm lại
Như chúng ta đã làm ở trên, chúng ta có thể nhóm dữ liệu để xem tóm tắt trang đơn hoặc tóm tắt khung cửa sổ đơn trong excel. Khi chúng tôi nhóm dữ liệu ở trên cùng bên trái của trang tính, chúng tôi có thể thấy các nút cấp.
Nếu bạn nhấp vào nút cấp đầu tiên, tức là “1”, chúng tôi có thể thấy dữ liệu “Đã nhóm”; khi chúng tôi nhấp vào nút cấp độ “2”, chúng tôi có thể xem dữ liệu mở rộng.
Những điều cần ghi nhớ
- Phân nhóm là cách chỉ hiển thị dữ liệu chính.
- Trong khi nhóm dữ liệu excel, chúng ta cần chọn tất cả các cột dữ liệu mà chúng ta cần nhóm và bỏ đi cột cần xem.
- Phím tắt để nhóm các cột dữ liệu đã chọn là ALT + SHIFT + Mũi tên Phải.
