Biểu đồ Gantt trong Excel
Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ của người quản lý dự án được sử dụng để xác định thời gian bắt đầu và hoàn thành dự án với sự phân chia sâu hơn về thời gian được thực hiện cho các bước liên quan đến dự án, biểu đồ này được thể hiện dưới dạng thanh trong trục hoành, nó không phải là một biểu đồ có sẵn trong excel thay vào đó đây là một biểu đồ thanh xếp chồng 2d có thời lượng của các nhiệm vụ được thể hiện trong biểu đồ.
Biểu đồ Gantt trong Excel là một công cụ trực quan hóa đồ họa hữu ích thể hiện các hoạt động hoặc nhiệm vụ đạt được theo các tiêu chuẩn được xác định trước. Mọi người đều muốn thường xuyên kiểm tra tiến độ của họ trong nhiệm vụ, dự án hoặc bất kỳ hoạt động nào khác. Biểu đồ Gantt là một công cụ có thể đáp ứng yêu cầu của bạn.
Đặc biệt trong quản lý dự án, nó đóng một vai trò then chốt trong việc theo dõi tiến độ của dự án. Do đó, Biểu đồ Gantt là người bạn thân thiết nhất đối với người quản lý dự án. Họ có thể theo dõi tiến độ của từng giai đoạn của dự án. Bắt đầu từ ngày 1 cho đến khi kết thúc dự án. Nó sẽ hiển thị cho người quản lý phân tích thời gian từng giai đoạn để lập kế hoạch tốt hơn.
Đáng buồn thay, nếu bạn tìm kiếm trong excel, bạn sẽ không thấy bất kỳ tệp nào dành riêng cho Gantt Chart. Đây là một dạng biểu đồ thanh trong excel. Mỗi thanh đại diện cho các nhiệm vụ khác nhau và thời gian thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem các giai đoạn liên quan đến việc tạo một Biểu đồ Gantt đẹp để theo dõi các hoạt động của chúng ta.
Làm thế nào để tạo biểu đồ Gantt trong Excel? (Ví dụ)
Biểu đồ Gantt rất đơn giản và dễ sử dụng. Hãy để chúng tôi hiểu hoạt động của với một số ví dụ.
Ví dụ # 1 - Theo dõi Lịch trình Chương trình của Bạn
Bước 1: Tạo dữ liệu chương trình làm việc trong bảng excel. Bạn bắt đầu bằng cách nhập hoạt động trong ngày của mình vào trang tính. Liệt kê hoạt động của mỗi giờ, bao gồm thời gian bắt đầu là khi nào, chủ đề là gì, thời lượng là gì và thời gian kết thúc.
Trên thực tế, chỉ có Thời gian bắt đầu và Thời lượng của Hoạt động là vấn đề. Thời gian kết thúc chỉ để chúng tôi tham khảo.
Bước 2: Chọn Thời gian bắt đầu (từ B2: B6) và chèn biểu đồ thanh. Chuyển đến tab Chèn> Chọn biểu đồ thanh> Biểu đồ thanh xếp chồng.
- Ngay sau khi biểu đồ được chèn, biểu đồ sẽ giống như hình dưới đây.
- Sau đó, bạn cần chỉnh sửa nhiều chuỗi hơn cho biểu đồ. Bây giờ nhấp chuột phải vào biểu đồ và làm theo các bước dưới đây.
- Cửa sổ Chọn Dữ liệu sẽ xuất hiện. Nhấp vào tùy chọn Thêm và chọn chuỗi Thời lượng. Hình ảnh dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách chọn chuỗi dữ liệu thời lượng.
- Đối với Tên chuỗi, hãy chọn Khoảng thời gian và đối với giá trị chuỗi, hãy chọn dữ liệu từ C2: C6.
- Trong tùy chọn EDIT, hãy chọn các giá trị Trục dọc. Trục tung không là gì ngoài nhiệm vụ, hoạt động hoặc tên dự án của bạn.
- Do đó, biểu đồ của bạn sẽ trông tương tự như biểu đồ bên dưới.
Bước 3: Định dạng trục X, như trong hình dưới đây. Về số, định dạng làm cho định dạng ở định dạng thời gian, tức là, hh: mm: ss.
- Bây giờ, biểu đồ của bạn sẽ giống như bên dưới.
Bước 4: Chọn các thanh màu xanh lam và định dạng nó. Làm cho Điền vào như không điền. Xóa đường lưới, xóa chú giải, thêm tiêu đề biểu đồ, v.v.
- Bây giờ, biểu đồ cuối cùng của bạn đã sẵn sàng và hãy tin rằng nó chỉ đang rung chuyển theo phong trào.
Ví dụ # 2 - Trình theo dõi chu kỳ bán hàng
Giả sử bạn là Người quản lý bán hàng và bạn muốn quyết định khoảng thời gian của chu kỳ bán hàng cho các sự kiện khác nhau. Bạn đã sẵn sàng với dữ liệu dưới đây của mình. Bạn được ban quản lý yêu cầu trình bày bằng hình ảnh đồ họa gọn gàng và chuyên nghiệp. Nhưng, bạn không biết làm thế nào để giải thích nó. Ví dụ này sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị một bản trình bày đồ họa.
Bước 1: Sẵn sàng với dữ liệu dưới đây.
Bước 2: Chọn Ngày bắt đầu và Chèn Biểu đồ Thanh.
Bước 3: khi biểu đồ được chèn, nhấp chuột phải vào dữ liệu và thêm chuỗi dữ liệu vào đó. Chuỗi dữ liệu bạn sẽ thêm vào là cột thời lượng. Vui lòng tham khảo ví dụ trước để biết các bước.
Bước 4: Ngay sau khi bạn chèn mục mới, bạn cần thêm tên trục tung vào đó.
Khi bạn đã hoàn thành với biểu đồ, biểu đồ của bạn sẽ trông như thế này.
Bước 5: Định dạng Giá trị Trục X để sắp xếp ngày hợp lý. Hình ảnh dưới đây sẽ gợi ý cho bạn.
Bây giờ biểu đồ Gantt của bạn trông như thế này.
Lưu ý: Tôi đã xóa Huyền thoại khỏi biểu đồ.
Bước 6: Chọn các thanh màu xanh lam, tức là chuỗi Ngày bắt đầu trong biểu đồ và định dạng nó.
Bước 7: Thiết kế biểu đồ của bạn với các màu khác nhau cho các sự kiện khác nhau.
- Áp dụng định dạng 3D. Đối với định dạng 3 D, hãy chuyển đến các phần định dạng của biểu đồ và khám phá tất cả các tùy chọn có thể có.
- Áp dụng các màu khác nhau cho các thanh khác nhau để tạo sự khác biệt.
Cuối cùng, bạn đã sẵn sàng trình bày bài thuyết trình của mình trước ban lãnh đạo.
THỜI GIAN THỰC HÀNH
Bây giờ bạn đã học được các ý tưởng tạo BIỂU ĐỒ Gantt. Ở đây, tôi cung cấp cho bạn dữ liệu đơn giản để trình bày.
Bạn được yêu cầu sản xuất điện thoại di động trong một công ty ABC, và bạn cần tạo một lịch trình các công việc cần thực hiện và công việc. Dữ liệu dưới đây là những gì bạn có và trình bày nó trong BIỂU ĐỒ Gantt để theo dõi các hoạt động của bạn.
Ưu điểm của Biểu đồ Gantt
- Nó có thể cung cấp dữ liệu phức tạp trong một bức tranh duy nhất.
- Bằng cách nhìn vào biểu đồ, bất kỳ ai cũng có thể hiểu được tình hình hiện tại của nhiệm vụ hoặc tiến độ của biểu đồ.
- Lập kế hoạch là xương sống của bất kỳ nhiệm vụ hoặc hoạt động nào. Lập kế hoạch phải thực tế nhất có thể. Biểu đồ Gantt trong excel là một công cụ lập kế hoạch có thể cho phép bạn hình dung trong một chuyển động.
- Biểu đồ Gantt của Excel có thể truyền đạt thông tin cho người dùng cuối mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Nhược điểm của Biểu đồ Gantt
- Đối với một lượng lớn nhiệm vụ hoặc hoạt động, Biểu đồ Gantt của Excel trở nên phức tạp.
- Kích thước của thanh không cho biết trọng lượng của nguyên công.
- Cần phải có dự báo thường xuyên, đây là một công việc tốn nhiều thời gian.
Các yếu tố được xem xét
- Xác định các công việc cần phải thực hiện. Nhiệm vụ sẽ mất bao lâu.
- Tránh các cấu trúc dữ liệu phức tạp.
- Không bao gồm quá nhiều giá trị trục X hoặc Y, điều này có thể làm cho biểu đồ trông rất dài.
