Quản lý theo ngoại lệ là gì?
Quản lý theo ngoại lệ là một chiến lược quản lý kinh doanh quy định rằng các nhà quản lý và giám sát chỉ nên xem xét, điều tra và phát triển các giải pháp cho những vấn đề có sự sai lệch so với các tiêu chuẩn, quy chuẩn, thông lệ kinh doanh hoặc bất kỳ mục tiêu tài chính nào khác như sai lệch lợi nhuận, vấn đề chất lượng, các vấn đề về cơ sở hạ tầng, v.v … thay vì kiểm tra và xử lý từng hoạt động kinh doanh thông thường.
Giải trình
Quản lý theo ngoại lệ là hệ thống chỉ phát hiện và báo cáo tình hình cho cấp quản lý trong trường hợp có yêu cầu thực tế của nhân viên cấp quản lý. Mục đích cơ bản là sử dụng thời gian quản lý theo cách hiệu quả nhất và tốt nhất có thể bằng cách chỉ liên quan đến chúng khi có sai lệch quan trọng so với kết quả kinh doanh thông thường hoặc thông thường.
Do đó, họ sẽ có nhiều thời gian hơn để xem xét một vấn đề quan trọng liên quan đến những khác biệt lớn và có thể cố gắng hết sức để điều chỉnh vấn đề trong khi những vấn đề nhỏ khác có thể do nhân viên cấp dưới trực tiếp xử lý. Nó giúp ban lãnh đạo phát hiện và xóa các rào cản cần ra quyết định và thực hiện các hành động phù hợp nhất. Trong hệ thống này, ban lãnh đạo được cung cấp một bản báo cáo chi tiết ngắn gọn, không bị thay đổi so sánh đầy đủ bao gồm tất cả các khía cạnh chính của vấn đề.
Làm thế nào nó hoạt động?
Quản lý theo ngoại lệ hoạt động trong các giai đoạn sau-
# 1 - Giai đoạn đo lường
Theo bước đầu tiên của quản lý ngoại trừ, dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh được tích lũy và đánh giá, bao gồm việc đo lường hiệu suất của tất cả các yếu tố đầu vào sẵn có, từ những nỗ lực được sử dụng để đạt được mục tiêu cho doanh nghiệp, tối ưu hóa, dòng tiền, nguồn tài chính đang được sử dụng như thế nào. được sử dụng để cung cấp dịch vụ hoặc sản xuất hàng hoá nhằm thu lợi nhuận, sử dụng và lãng phí nguyên vật liệu và nền kinh tế của nó thông qua việc mua, chế biến và lưu kho cho đến khi giao thành phẩm.
Tất cả thông tin này liên quan đến hầu hết tất cả các yếu tố được sử dụng để đo lường định lượng, chẳng hạn như áp dụng các tiêu chuẩn về thời gian, dữ liệu kho hàng, dữ liệu bảng cân đối kế toán, kết quả kiểm tra thành phẩm, lượng hàng có sẵn để bán, dữ liệu sử dụng máy móc, tài sản lưu động, v.v.
# 2 - Giai đoạn chiếu
Giai đoạn này kiểm tra các phép đo được sử dụng hữu ích để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Dựa trên dữ liệu lịch sử, các dự báo được chuẩn bị bằng cách áp dụng kiến thức thống kê như ý nghĩa, xác suất, độ tin cậy, độ lệch chuẩn, cỡ mẫu, tương quan. Sau đó, các kế hoạch được phát triển theo dự báo. Trong kịch bản hiện tại, một chiến lược dự báo hoàn chỉnh được kiểm tra toàn diện từ tất cả các kết quả có thể xảy ra như các thủ tục và chính sách hiện có, khả năng và sự đầy đủ của thiết bị và nhân viên, cơ cấu tổ chức, v.v. Nếu cần, kế hoạch có thể được sửa đổi.
# 3 - Giai đoạn lựa chọn
Trong giai đoạn này, sau khi sàng lọc kỹ lưỡng tất cả các phương án, phương án tốt nhất sẽ được lựa chọn và thực hiện. Theo đó, hệ thống được thông qua mà ban quản lý cho là tốt nhất để đạt được các mục tiêu kinh doanh.
# 4 - Giai đoạn quan sát
Trong giai đoạn này, tiến trình và hiệu suất của quá trình và chiến lược đã chọn được theo dõi định kỳ. Hệ thống phải có các phẩm chất như nó phải tự động, đáng tin cậy và phải đầy đủ. Tính đầy đủ ở đây có nghĩa là dữ liệu phải chính xác, không quá lớn cũng không quá nhỏ, nó phải đạt tiêu chuẩn mang đầy đủ các thông tin liên quan cần thiết.
# 5 - Giai đoạn So sánh
Trong giai đoạn này, tiến độ công việc được đánh giá và so sánh với bản đồ lộ trình được thiết kế sẵn để xác định các sai lệch, nếu có. Tùy thuộc vào bản chất của độ lệch, nó được phân loại là độ lệch lớn, độ lệch nhỏ hoặc bất kỳ loại độ lệch nào khác.
# 6 - Giai đoạn hành động
Dựa trên độ lệch được xác định trong giai đoạn so sánh, các điểm hành động tiếp theo được phát triển. Các chiến lược được thực hiện với mục tiêu đưa năng lực và hiệu suất lên mức mong muốn hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong dự báo để đảm bảo hiệu suất tối ưu.
Ví dụ về quản lý theo ngoại lệ
Ví dụ về tài chính: Giám đốc kiểm soát tài chính (CFC) của Henry Inc. tham gia rất nhiều vào các công việc, cuộc họp và các cam kết khác. Để giảm bớt gánh nặng cho công việc của mình, ban lãnh đạo đã một lần sau khi phân tích kỹ lưỡng đã phát triển theo các giới hạn xác định, vượt quá vấn đề nào cần phải báo cáo cho CFC và yêu cầu sự chấp thuận trước:
Doanh thu và chi phí ABP là $ 8,00,000 và $ 6,00,000 trong khi doanh thu và chi phí thực tế là $ 6,00,000 và 3,00,000. Xác định xem vấn đề có cần được báo cáo cho CFC hay không?
Giải pháp:
- Doanh thu: Doanh thu thực tế là $ 6,00,000, cao hơn 50% của ABP ($ 8,00,000 x 50% tức là $ 4,00,000) Cũng hơn $ 5,00,000. Do đó, trường này sẽ không được báo cáo cho CFC vì các điều kiện không được đáp ứng.
- Chi phí: Chi phí thực tế là $ 3,00,000, cao hơn 40% ABP ($ 6,00,000 x 40%, tức là 2,40,000) và cũng đã vượt quá giới hạn $ 2,50,000, đây là vấn đề quan trọng và cần được báo cáo đến CFC để phân tích sâu hơn và đưa ra quyết định để điều chỉnh và phù hợp với các tiêu chuẩn đã đặt ra.
Quản lý theo ngoại lệ so với Quản lý thụ động theo ngoại lệ
Quản lý tích cực theo trường hợp ngoại lệ là khi ban quản lý chủ động trước để đối phó với các tình huống, hỗ trợ các vấn đề và có thời gian thực tham gia vào tất cả các hoạt động và theo dõi những gì nhân viên của mình đang làm để khắc phục những sai lầm trước khi xảy ra.
Hình thức thứ hai là quản lý thụ động theo ngoại lệ, trong đó quản lý chỉ gián đoạn khi các mục tiêu mong muốn không được đáp ứng và cần thực hiện thay đổi trong lập kế hoạch và cần có các hành động khắc phục. Phương pháp này thường chỉ áp dụng trong trường hợp có sự kiện bất thường xảy ra. Mỗi phương pháp có tầm quan trọng riêng và người ta có thể chọn một trong hai phương pháp dựa trên yêu cầu kinh doanh.
Cách tiếp cận thụ động rất hữu ích cho các doanh nghiệp có môi trường thoải mái và nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ. Điều này có thể giúp khích lệ tinh thần và sự độc lập của nhân viên. Mặc dù cách tiếp cận tích cực có thể được sử dụng bởi những người ít chú ý hơn, nhưng sắp tới mới với nhân viên thấp hơn, tổ chức chặt chẽ hơn vì họ cần được hướng dẫn từng bước để hoàn thành công việc của mình.
Ưu điểm
- Nó giúp tận dụng thời gian tốt nhất có thể vì các nhà quản lý chỉ được yêu cầu giải quyết các vấn đề ở những cấp độ quan trọng.
- Khi các nhà quản lý không phải bận rộn với công việc thường ngày, họ có thể tập trung toàn lực vào các vấn đề quan trọng.
- Do khối lượng công việc có hạn, người quản lý có thể phân tích chi tiết công việc cần thực hiện.
- Các hoạt động quản lý và kiểm soát được tăng cường bởi ban quản lý bởi ngoại lệ.
- Nó giúp dễ dàng truy cập các xu hướng trong quá khứ và công việc cũ.
- Nó dự đoán các cơ hội quản lý và các vấn đề có thể phát sinh trong tương lai.
- Cả nỗ lực định tính và định lượng đều tham gia vào quá trình này.
- Nó làm giảm số lượng kết quả tài chính và hoạt động được quản lý xem xét.
- Nó giúp nhân viên cấp dưới và cấp dưới thực hiện ý tưởng của mình để đạt được mục tiêu mong muốn.
Nhược điểm
- Nó dựa trên kết quả trong quá khứ mà dữ liệu hiện tại được so sánh. Theo đó, nếu dữ liệu trong quá khứ không phù hợp, có thể có vấn đề trong việc ra quyết định hiện tại.
- Nó cần một hệ thống nghiên cứu, quan sát và báo cáo chi tiết, vì vậy nó cần một nhà phân tích tài chính, người thực hiện các bản tóm tắt và báo cáo và trình bày cho ban giám đốc và do đó cần thêm nhân lực.
- Hệ thống sẽ không cảnh báo cho đến khi sự cố xảy ra, tức là nó hoạt động như một biện pháp khắc phục thay vì ngăn chặn.
- Nó không thể đo lường hành vi của con người. Do đó, đôi khi khó thực hiện.
Phần kết luận
Quản lý theo ngoại lệ là một chiến lược quản lý yêu cầu Ban Giám đốc chỉ đảm bảo sự tham gia của mình trong trường hợp có những sai lệch được ghi nhận so với tiêu chuẩn, quy chuẩn và điểm chuẩn đã đặt ra. Nó cũng gián tiếp giúp thúc đẩy tinh thần của nhân viên khi họ trở thành một phần của quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề mà lẽ ra sẽ được giải quyết bởi nhân viên cấp quản lý, điều này gián tiếp mang lại cảm giác quyền lực và trách nhiệm ở nhân viên.
