Lập ngân sách có sự tham gia là gì?
Lập ngân sách có sự tham gia là loại quy trình lập ngân sách liên quan đến quản lý cấp dưới trong quá trình ra quyết định và chuẩn bị ngân sách cùng với việc chịu mọi trách nhiệm về dự án đã thực hiện để nhân viên cũng có thể được liên kết với quá trình lập ngân sách và họ có thể ý thức về quyền sở hữu và cổ phần tốt hơn trong công ty để chia sẻ cởi mở các ý tưởng của họ và tham gia vào việc tạo ngân sách.
Giải trình
Lập ngân sách có sự tham gia là phương pháp lập ngân sách trong đó quản lý cấp cao nhất chia sẻ trách nhiệm tạo ngân sách với quản lý cấp dưới vì các quản lý cấp thấp hơn có nhiều khả năng hơn trong việc đưa ra bức tranh thực tế ở cấp hiện trường như nguồn lực sẵn có, thời gian. cần thiết để chuẩn bị ngân sách, những trở ngại liên quan đến các khía cạnh khác nhau, v.v. so với các nhà quản lý cấp cao nhất. Ở đây cả hai bên đều bị ảnh hưởng bởi ai là người chuẩn bị ngân sách và ai sẽ áp dụng ngân sách. Nó liên quan đến sự tham gia của tất cả các nhân viên để có thể hoàn thành một ngân sách công bằng và dựa trên thực tế.
Làm thế nào nó hoạt động?
Lập ngân sách có sự tham gia hoạt động hiệu quả khi có sự phối hợp hoàn hảo giữa quản lý cấp cao hơn và cấp dưới. Không cần phải nói rằng các nhà quản lý cấp cao nhất rất ít biết về các chi phí bộ phận và chi phí của Tổ chức. Chính các nhà quản lý cấp dưới cũng nắm rõ về các chi phí và khoản chi phí được coi là chi phí của các bộ phận tương ứng của họ. Việc giao nhiệm vụ phải thực tế để đạt được sự chuẩn bị ngân sách hoàn hảo, có thể có hiệu quả cho quá trình hành động trong tương lai.
Các sự kiện nên được chia sẻ bởi các nhà quản lý, những người có liên quan tốt nhất đến bộ phận và sẽ hữu ích nếu Tổ chức áp dụng hệ thống cho phương pháp kiểm tra và cân bằng. Hệ thống này cho phép lọc dữ liệu ở mọi cấp độ. Bất cứ khi nào bất kỳ báo cáo chi phí / chi phí nào được chia sẻ bởi quản lý cấp dưới và sẽ được thông qua trong một hệ thống phân cấp, dữ liệu phải được các bộ phận liên quan kiểm tra và chuyển tiếp. Bằng cách này, tất cả các chi phí không liên quan có thể tránh được. Hai cách nổi tiếng để áp dụng Lập ngân sách có sự tham gia là Lập ngân sách có sự tham gia thuần túy và Lập ngân sách có sự tham gia từ trên xuống.
Ví dụ
# 1 - Ngân sách có sự tham gia của Bồ Đào Nha (PPB)
Loại ngân sách này cho phép người dân trong nước đưa ra quyết định đầu tư và chọn dự án mà họ muốn đầu tư tiền của mình. Ban đầu, các nhà hoạch định chính sách không cho phép người dân can thiệp vào quá trình ra quyết định, nhưng sự tập hợp công khai và sự thống nhất của mọi người đã làm cho sự tham gia trở nên cởi mở với thị trường và mọi người bắt đầu áp dụng các phương án bỏ phiếu công khai, và sự minh bạch này đã giúp PPB thành công trong Quốc gia.
# 2 - Ngân sách có sự tham gia của Uganda (UPB)
Loại Ngân sách này mời gọi các đề xuất ngân sách từ tất cả các bên liên quan và xem xét các lĩnh vực ưu tiên khác nhau của đất nước. Hệ thống chuẩn bị ngân sách thực sự rất minh bạch vì mọi người đều được tham gia để soạn thảo bản thiết kế cuối cùng và UPB đã được ca ngợi về kỹ thuật lập ngân sách trên toàn cầu.
Tại sao Lập ngân sách có Sự tham gia là Công cụ Quản lý Hiệu quả?
- Quản lý cấp cao nhất nắm được các khó khăn / vấn đề mà quản lý cấp dưới / cấp trung gian phải đối mặt.
- Tính minh bạch trong công ty tăng lên khi các cơ quan cấp cao hơn thể hiện sự quan tâm đến cấp quản lý cấp dưới và đổi lại, niềm tin của họ vào công ty được khôi phục và ban lãnh đạo cấp thấp / cấp trung được thúc đẩy và do đó các mục tiêu của tổ chức có thể đạt được dễ dàng.
Lập ngân sách có sự tham gia so với Lập ngân sách truyền thống
- Lập ngân sách có sự tham gia có thể nói là một cách tiếp cận rất hiện đại và được thực hiện phổ biến trong các Tổ chức ngày nay vì nó là một cách tiếp cận rất hợp tác và nó làm cho mọi người xung quanh có trách nhiệm và chịu trách nhiệm về công việc đã hoàn thành để mọi công việc có thể được ủy quyền tốt và chi phí có thể được tìm ra từ các bộ phận liên quan.
- Mặt khác, lập ngân sách truyền thống hiện là một hệ thống lập ngân sách lạc hậu, nhưng vẫn có nhiều công ty đang sử dụng nó. Việc lập ngân sách này hạn chế sự tham gia và chỉ những nhà quản lý cấp cao nhất mới đưa ra quyết định về chi phí / chi phí và đầu tư trong tương lai mà không xem xét kiểm tra thực tế, điều này đôi khi có thể dẫn đến việc chuẩn bị ngân sách không đúng hoặc thiếu.
Ưu điểm
- Lập ngân sách có sự tham gia cho phép trao đổi thông tin hữu ích từ quản lý cấp thấp hơn đến quản lý cấp cao nhất. Có thể có một luồng thông tin dễ dàng và các báo cáo kịp thời do chính bộ phận liên quan trình bày.
- Vì bộ phận liên quan đang cung cấp thông tin, do đó, có rất ít khả năng xảy ra tình trạng chuẩn bị ngân sách thừa / thiếu vì dữ liệu chính xác đã được chia sẻ.
- Cấp dưới cũng tham gia vào quá trình ra quyết định và mọi người đều có được một diễn đàn mở để đóng góp ý kiến cho việc cải thiện ngân sách. Điều này dẫn đến việc thúc đẩy tinh thần của nhân viên và đổi lại, đạt được các mục tiêu của Tổ chức.
- Sự tin tưởng vào quản lý đòn bẩy cấp trên và cấp dưới được phục hồi vì cả hai bên đã đánh giá lại công việc của mình và thể hiện sự quan tâm đến chúng.
- Thông qua sự tham gia này, việc phân bổ hiệu quả các nguồn lực có thể được thực hiện, và sẽ có mức lãng phí tối thiểu và có thể hình thành ngân sách thực tế, đúng đắn.
Nhược điểm
Nhận xét tiêu cực duy nhất đối với việc lập ngân sách này là tốn nhiều thời gian vì mọi cấp quản lý đều tham gia vào việc này, và do đó mất thời gian để đưa ra báo cáo chi phí và biểu đồ chi phí có thể là một trở ngại cho việc lập ngân sách là khoảng thời gian ngắn.
Phần kết luận
Lập ngân sách có sự tham gia là một kỹ thuật lập ngân sách thời đại mới và nó cho phép tham gia theo mọi cách để bất kỳ ai có cổ phần trong Công ty đều có thể tham gia và động não ý tưởng của họ để ngân sách thực tế hơn và có thể đạt được trong cuộc sống thực.
