Quy tắc Nhập Nhật báo là gì?
Nhật ký là sổ nhập liệu gốc, trong đó mọi giao dịch kinh doanh được ghi chép lần đầu tiên và theo trình tự thời gian và có các quy tắc ghi nợ và ghi có áp dụng cho việc ghi chép đó. Các quy tắc như vậy thay đổi tùy theo bản chất của các tài khoản được xem xét trong giao dịch.
Phân loại phổ biến nhất là tài khoản Cá nhân, Thực tế & Danh nghĩa và các quy tắc của chúng như sau:
# 1 - Tài khoản cá nhân
Tài khoản cá nhân là tài khoản của cá nhân, công ty, tổ chức, chẳng hạn như ngân hàng, v.v.
- Ghi Nợ người nhận, Ghi có người cho
- Các tài khoản thuộc loại này là: Con nợ, Chủ nợ, v.v.
# 2 - Tài khoản thực
Tài khoản thực là tài khoản của các khoản mục hữu hình và vô hình như hàng tồn kho, tiền mặt, tài khoản ngân hàng, nhà máy và máy móc, v.v.
- Ghi nợ những gì đến, Ghi có những gì đi ra
- Các tài khoản thuộc danh mục này là: Tiền mặt, số dư ngân hàng, kho hàng hóa, Mua hàng, Bán hàng, Nhà máy & Máy móc, v.v.
# 3 - Tài khoản Danh nghĩa
Tài khoản này là tài khoản lãi, lỗ, thu nhập và lãi.
- Nợ tất cả các khoản lỗ và chi phí, Có tất cả các khoản thu nhập và lãi.
- Các tài khoản nằm trong danh mục này là Lợi nhuận, Lãi suất, Cổ tức, Khấu hao.
Ví dụ về Quy tắc cho mục nhập tạp chí
Bây giờ chúng ta hãy lấy một vài giao dịch ví dụ để hiểu các quy tắc này trong bối cảnh kinh doanh:
Vào ngày 1 st tháng 4 năm 2020, Ron & Daughters. bắt đầu kinh doanh với số tiền $ 2000 mà nó nhận được từ chủ sở hữu ông Ron
- Giao dịch này xử lý hai tài khoản, tài khoản Ron và tài khoản Tiền mặt
- Tài khoản của Ron là tài khoản cá nhân. Ron là người cho trong giao dịch này, vì vậy tài khoản của anh ấy nên được ghi có. Tài khoản của chủ sở hữu được gọi là tài khoản Vốn
- Tiền mặt là một tài khoản thực, và nó đi vào, vì vậy nó phải được ghi nợ.
Ngày 2 nd tháng 4 năm 2020, Ron Inc mua hàng bằng tiền mặt với $ 200
- Giao dịch này giao dịch với hai tài khoản; Tài khoản mua hàng mua và tài khoản tiền mặt
- Tài khoản mua hàng là tài khoản thực. Hàng vào nên ghi nợ tài khoản.
- Tiền mặt là một tài khoản thực, và nó sẽ được chuyển ra ngoài, vì vậy nó phải được ghi có.
Trên 3 thứ tháng 4 năm 2020, Ron Inc bán hàng để lấy tiền mặt với $ 300
- Giao dịch này giao dịch với hai tài khoản; Tài khoản doanh thu hàng bán và tài khoản tiền mặt
- Tài khoản bán hàng là tài khoản thực. Hàng ra ngoài nên tài khoản ghi có.
- Tiền mặt là một tài khoản thực, và nó đi vào, vì vậy nó phải được ghi nợ.
Vào ngày 4 rth tháng 4 năm 2020 Ron Inc gửi tiền mặt trong tài khoản ngân hàng của mình $ 500
- Giao dịch này thực hiện với hai tài khoản, tài khoản Ngân hàng và tài khoản Tiền mặt.
- Tài khoản ngân hàng là một tài khoản thực, và nó đi vào, do đó, tài khoản sẽ được ghi nợ.
- Tiền mặt là một tài khoản thực và được chuyển ra ngoài, vì vậy nó phải được ghi có.
Ngày 31 st tháng tư năm 2020, Ron Inc trả lương cho người lao động $ 50 bằng tiền mặt.
- Giao dịch này xử lý hai tài khoản, một tài khoản Lương và tài khoản Tiền mặt.
- Tài khoản tiền lương là tài khoản danh nghĩa, và nó là một khoản chi phí, vì vậy tài khoản này nên được ghi Nợ.
- Tiền mặt là một tài khoản thực và được chuyển ra ngoài, vì vậy nó phải được ghi có.
Quy tắc từ phân loại tài sản / nợ
Hãy xem quy tắc từ phân loại Tài sản - Nợ phải trả
- Tài sản được ghi nợ khi chúng tăng lên và được ghi có khi chúng giảm xuống
- Nợ phải trả được ghi có khi tăng và ghi nợ khi giảm
Chúng ta hãy xem xét tất cả các giao dịch ở trên của Ron & Dauaries từ phân loại này;
1 st tháng tư
- Công ty nợ Ron số tiền mà anh ta đã đầu tư vào công ty, và do đó, theo quan điểm của công ty thì đó là một khoản nợ. Khi trách nhiệm pháp lý tăng lên, tài khoản của Ron được ghi có
- Tiền mặt là một tài sản, và nó tăng lên, vì vậy nó nên được ghi nợ.
2 nd tháng tư
- Hàng hóa là tài sản, và chúng tăng lên vì vậy tài khoản phải được ghi nợ
- Tiền mặt là một tài sản, và nó giảm đi, vì vậy nó nên được ghi có.
3 thứ Tháng Tư
- Hàng hóa là tài sản, và chúng giảm đi vì vậy tài khoản phải được ghi có
- Tiền mặt là một tài sản, và nó tăng lên, vì vậy nó nên được ghi nợ.
4 rth tháng tư
- Tài khoản ngân hàng là một tài sản, và nó tăng lên, vì vậy nó nên được ghi nợ.
- Tiền mặt là một tài sản, và nó giảm đi, vì vậy nó nên được ghi có.
31 st tháng tư
- Tiền lương chưa được trả là một khoản nợ phải trả, và điều đó giảm xuống, do đó tài khoản sẽ được ghi Nợ
- Tiền mặt là một tài sản, và nó giảm đi, vì vậy nó nên được ghi có.
Chúng ta cần lưu ý một số điểm:
- Cả hai phương pháp đều dẫn đến các mục giống nhau
- Mỗi mục nhập bao gồm ít nhất hai tài khoản, tài khoản nào được ghi nợ, cũng được ghi có. Nó được gọi là hệ thống kế toán kép
Bây giờ chúng ta hãy ghi lại các giao dịch trên trong Nhật ký thích hợp:
Ghi chú
Chúng ta cần lưu ý một số điểm:
- Các tài khoản được ghi nợ có 'dr.' viết chống lại họ
- Ở một số quốc gia, từ 'Tới' bị tránh trong phần ghi có của mục nhập
- F. là viết tắt của Ledger Folio. Đây là cột mà chúng ta ghi số trang của sổ cái nơi mục này được đăng
- Mỗi giao dịch có một bản tường thuật mô tả những gì đang xảy ra trong giao dịch này. Ở một số quốc gia, từ 'being' không được sử dụng trong khi nó là bắt buộc ở các quốc gia khác. Đây là những khác biệt nhỏ, nhưng quy trình kế toán tổng thể vẫn giống nhau.
- Nhật ký được lập cho một khoảng thời gian, chẳng hạn như một tháng, và tổng số được chuyển sang kỳ tiếp theo.
- Tổng cột ghi nợ và tín dụng phải luôn khớp nhau; nếu không, có một lỗi trong ghi âm.
- Đôi khi có một lỗi trong việc ghi lại ngay cả khi các tổng số khớp nhau, chẳng hạn như bỏ sót mục nhập, vì vậy đây không phải là kiểm tra đánh lừa, nhưng nó vẫn là kiểm tra.
- Lãi và lỗ được tính tại thời điểm tạo sổ cái và lập Báo cáo thu nhập. Có những mục tạp chí quá giống nhau; tuy nhiên, vì đơn giản, những điều này không được đề cập ở đây.
Phần kết luận
Vì vậy, tổng hợp lại, có hai cách phân loại, dựa vào đó mà ghi sổ nhật ký. Mỗi phương thức có các quy tắc riêng, nhưng các mục nhập kết quả vẫn giống nhau. Cả hai phương pháp đều dựa trên 'Hệ thống bút toán kép', là xương sống của kế toán và ngụ ý rằng mọi giao dịch liên quan đến việc ghi vào ít nhất hai tài khoản, một tài khoản được ghi nợ trong khi tài khoản kia được ghi có.
Nhật ký là sổ kế toán đầu tiên ghi chép các nghiệp vụ trong quá trình hạch toán và là khâu quan trọng nhất. Bất kỳ lỗi nào ở đây có thể dẫn đến sai lầm trong tất cả các bước trong tương lai.
