Định nghĩa Lập kế hoạch Kịch bản
Lập kế hoạch theo kịch bản là dự đoán về các kịch bản trong tương lai và đánh giá hiệu quả của kịch bản trong doanh nghiệp. Vì vậy, nó giúp ban lãnh đạo sẵn sàng đối phó với những nghịch cảnh trong kinh doanh có thể phát sinh do sự thay đổi của kịch bản hiện tại.
Giải trình
Đây là một loại kế hoạch cụ thể giúp doanh nghiệp đối phó với những khó khăn trong tương lai. Việc lập kế hoạch phù hợp được thực hiện khi xem xét các kịch bản sắp tới và các doanh nghiệp đưa ra kế hoạch cho phù hợp. Tất cả các khoản đầu tư trong tương lai của công ty phụ thuộc vào kế hoạch kịch bản. Các kịch bản cực đoan khó có thể đoán trước được; tuy nhiên, một số giả định có thể được sử dụng để cứu khỏi tác động.
Quy trình lập kế hoạch kịch bản
Có một số bước mà ban quản lý có thể làm theo để thực hiện nó.
Bước # 1 - Dự đoán các trình điều khiển trong tương lai
Một số trình điều khiển có thể ảnh hưởng đến xã hội. Vào đầu những năm 90, sự phát triển công nghệ bắt đầu bùng nổ. Vì vậy, như vậy, người ta nên dự đoán động lực tiếp theo của nền kinh tế. Nó có thể là một lĩnh vực cụ thể sắp bùng nổ, hoặc một lĩnh vực sẽ mất đi nhu cầu của nó. Như vậy, một ước tính cần phải được thực hiện cho động lực tiếp theo trong nền kinh tế.
Bước # 2 - Hiểu tác động của các trình điều khiển trong doanh nghiệp của bạn
Sau khi dự đoán các Driver trong tương lai, bạn sẽ phải tính toán ảnh hưởng của Driver đó đối với doanh nghiệp của mình. Liệu sự thay đổi kinh tế tiếp theo có giúp ích gì cho bạn trong công việc kinh doanh hay nó sẽ ảnh hưởng đến mức lợi nhuận của bạn. Tính toán chính xác tác động của các trình điều khiển trong tương lai là rất quan trọng trong việc lập kế hoạch kịch bản.
Bước # 3 - Đánh giá hiệu quả của Kịch bản tương lai
Thực hiện một phép tính sẽ giúp bạn hiểu được những tác động có thể có của kịch bản kinh tế dự đoán trong tương lai. Các khả năng có thể bắt đầu từ Tốt nhất đến Tồi tệ nhất. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được lợi ích tối đa mà bạn có thể thu được từ kịch bản nếu mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và tổn thất tối đa bạn có thể phải chịu nếu mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Bước # 4 - Luôn kiểm tra các kết quả không thuận lợi ngay cả trong trường hợp Kịch bản tương lai khả quan
Ban giám đốc phải luôn chuẩn bị cho một kết quả chưa từng có và luôn phải lập kế hoạch nếu việc ước tính các kết quả tích cực trong tương lai không thành công. Có những doanh nghiệp trước đây tin tưởng quá nhiều vào Kết quả tích cực trong tương lai đến nỗi họ không nhìn thấy sự cạnh tranh và thay đổi bất lợi của điều kiện kinh tế. Nó phải luôn bao gồm tác động tích cực và tiêu cực của một kịch bản.
Ví dụ về lập kế hoạch theo kịch bản
Công ty XYZ là một công ty sản xuất ô tô. Họ đã kinh doanh được 20 năm. Họ đã phân tích kịch bản cách đây 5 năm và nhận ra rằng sẽ có lúc dầu thô không còn tồn tại trong tương lai. Vì vậy, họ bắt đầu lên kế hoạch cho kịch bản này và mua lại một công ty sản xuất pin từ 3 năm trước. Họ đang chi một số tiền khổng lồ cho Nghiên cứu và Phát triển để chế tạo một loại pin có tuổi thọ 500 km với One Time Charge. Công ty đã ước tính sự thay đổi trong kịch bản cung cấp dầu thô và lập kế hoạch tồn tại mà không có dầu thô.
Làm thế nào để sử dụng Lập kế hoạch theo kịch bản?
Nó sẽ giúp ban lãnh đạo phát triển sự hiểu biết về các tình huống có thể xảy ra trong tương lai và tác động của chúng đối với doanh nghiệp. Các chiến lược để đối phó với kịch bản là một phần của kế hoạch.
Nó nên tập trung vào một vài tình huống quan trọng nhất vì quá nhiều tùy chọn sẽ làm cho quá trình trở nên phức tạp. Sẽ có một chi phí lớn liên quan đến việc giải quyết tất cả các tình huống một cách hiệu quả.
Lập kế hoạch theo kịch bản so với Dự báo
Dự báo đề cập đến việc tính toán lợi nhuận của công ty trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử và hiện tại có sẵn cho công ty. Vì vậy, dự báo giúp bạn ước tính mục tiêu của công ty nếu tất cả các điều kiện vẫn ổn định. Đó là một phương pháp định lượng để đánh giá tương lai.
Phân tích kịch bản xem xét các kịch bản khác nhau có thể xảy ra trong tương lai và sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy, phân tích kịch bản là chủ quan hơn. Trong phân tích kịch bản, phán đoán có liên quan và mọi thứ đều dựa trên ước tính.
Ưu điểm
- Kịch bản Hoạch định giúp ban lãnh đạo chuẩn bị cho những bất lợi trong doanh nghiệp có thể xảy ra do sự dịch chuyển của đường cầu, điều kiện kinh tế, điều kiện chính trị, … Vì vậy, nó giúp ban lãnh đạo đưa ra kế hoạch chống lại những trường hợp tiêu cực trong tương lai.
- Lập ngân sách là phần quan trọng nhất của bất kỳ dự án nào. Nếu bất kỳ dự án nào có thể bị ảnh hưởng bởi bất kỳ thay đổi nào trong kịch bản trong tương lai, thì lợi tức yêu cầu từ dự án cũng sẽ thay đổi. Vì vậy, nó cũng giúp quyết định ngân sách.
- Lập kế hoạch tốt giúp đánh giá hoạt động của một nhà quản lý. Khi một người quản lý giải quyết tình huống một cách thoải mái, điều đó cho thấy sức mạnh của việc hoạch định kịch bản của người quản lý. Vì vậy, nó giúp một nhà quản lý nâng cao hiệu quả hoạt động của mình trong doanh nghiệp.
Nhược điểm
- Nó là một ước tính của các kịch bản có thể xảy ra; nó có thể xảy ra hoặc không. Vì vậy, khi một nhà quản lý bắt đầu phụ thuộc quá nhiều vào việc lập kế hoạch theo kịch bản và bắt đầu đưa ra tất cả các quyết định dựa trên đó, thì một ước tính sai có thể cản trở hoạt động kinh doanh ở mức độ lớn.
- Ước tính kịch bản nên thay đổi mọi lúc; người quản lý nên thực hiện các cập nhật thích hợp về mô hình lập kế hoạch kịch bản theo định kỳ.
