Ý nghĩa đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng (PO) đóng vai trò như một tài liệu pháp lý giữa người mua và người bán, trong đó, người mua gửi hợp đồng này nêu chi tiết về hàng hóa và dịch vụ, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán theo hợp đồng, v.v. Thông thường, người bán cung cấp tín dụng cho người mua không có bất kỳ rủi ro nào vì người mua có nghĩa vụ pháp lý đối với việc thanh toán sau khi giao hàng hóa và dịch vụ.
Các loại
Có bốn loại đơn đặt hàng, như sau:
- PO tiêu chuẩn - Chúng được sử dụng rộng rãi, hầu hết áp dụng cho các nhu cầu một lần. Các PO này được sử dụng khi đơn đặt hàng cần được giao vào một ngày giờ nhất định.
- PO có kế hoạch - Trong PO này, mọi thứ thông thường đều được đề cập, nhưng ngày giao hàng theo lịch trình là dự kiến.
- Chăn PO - Trong đơn đặt hàng này, giá cả, số lượng, ngày giao hàng, tất cả đều là dự kiến. Chỉ có chi tiết về sản phẩm và các điều khoản nhất định được đề cập. Các chi tiết khác được chỉ định khi đơn đặt hàng cuối cùng được phát hành.
- Hợp đồng PO - Trong loại này, chỉ các điều khoản của hợp đồng được đưa ra, không có gì khác được đề cập và các đơn đặt hàng tiêu chuẩn được tạo trong tương lai đề cập đến CPO này.
Làm thế nào để sử dụng một đơn đặt hàng?
- Trước hết, người mua gửi đơn đặt hàng, trên giấy, hoặc điện tử cho nhà cung cấp hoặc người bán nêu chi tiết đơn đặt hàng được yêu cầu.
- Nếu nhà cung cấp nhận thấy rằng họ có thể hoàn thành đơn đặt hàng, một xác nhận sẽ được gửi đến người mua.
- Người bán / nhà cung cấp chuẩn bị đơn đặt hàng bằng cách lấy ra các sản phẩm cần thiết hoặc chỉ định nhân viên được yêu cầu để cung cấp dịch vụ.
- Sau đó, sản phẩm được chuyển đến người mua hoặc các dịch vụ được cung cấp. Nó được đề cập trên phiếu đóng gói của sản phẩm để dễ dàng nhận biết và theo dõi.
- Sau khi vận chuyển sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, người bán sẽ gửi hóa đơn cho người mua với một số duy nhất trên đó; số đơn đặt hàng sẽ được đề cập trên hóa đơn cũng cho các mục đích phù hợp.
- Người mua thực hiện thanh toán hóa đơn theo các điều kiện và điều khoản của đơn đặt hàng và hợp đồng mà hai bên đã thỏa thuận ban đầu.
Ví dụ về Đơn đặt hàng
Công ty ZYX cần 100 đơn vị sản phẩm A với tỷ giá thỏa thuận là 50 đô la một đơn vị. Nó gửi đơn đặt hàng đến LML của Người bán, PO đã đề cập đến số lượng yêu cầu, giá cả và các điều khoản khác. Người bán LML đã chuyển đơn hàng vào ngày giao hàng và gửi hóa đơn. Công ty ZYX đã xác minh sản phẩm được giao, khớp với số PO và thực hiện thanh toán 5.000 đô la trong 30 ngày theo các điều khoản thanh toán được đề cập trong PO.
Định dạng Đơn đặt hàng
Dưới đây là một định dạng đơn giản của PO. Thông tin bổ sung có thể được nhận thấy ở định dạng của công ty khác theo yêu cầu cụ thể.
Bạn có thể tải xuống mẫu này từ trang này - Mẫu Đơn đặt hàng.
Thông thường, thông tin dưới đây có trên PO:
- Các chi tiết của sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu của người mua.
- Tên thương hiệu, số SKU, số kiểu máy, v.v., cho các sản phẩm và dịch vụ.
- Số lượng sản phẩm và thời lượng dịch vụ cần thiết.
- Giá mỗi đơn vị sản phẩm và dịch vụ.
- Ngày giao hàng dự kiến
- Địa điểm giao hàng, tức là nơi mà các sản phẩm cần được vận chuyển.
- Địa chỉ thanh toán
- Các điều khoản thanh toán như thời hạn tín dụng, chiết khấu và các điều khoản khác.
Ưu điểm
- Giúp tránh trùng lặp đơn đặt hàng vì nó giúp theo dõi những gì đã được đặt hàng và thanh toán.
- Nó phục vụ như một tài liệu pháp lý và giúp tránh tranh chấp.
- Nó giúp cải thiện hàng tồn kho cũng như độ chính xác tài chính.
- Nó cũng giúp lập ngân sách, bởi vì tiền được yêu cầu có sẵn trước khi đặt hàng.
- Cuối cùng, nó cũng giúp giao hàng theo lịch trình nhanh hơn bất cứ khi nào người mua cần.
Nhược điểm
- Việc tạo đơn đặt hàng cho mỗi lần mua hàng dù nhỏ hay lớn đều đòi hỏi nhiều thủ tục giấy tờ và thủ công.
- Thẻ tín dụng có thể phục vụ mục đích chứng từ trong trường hợp các mặt hàng nhỏ hơn và do đó loại bỏ nhu cầu về PO.
