Ý nghĩa của hóa đơn chiếu lệ
Pro Forma Invoice là chứng từ được nhà cung cấp / người bán phát hành trước khi xuất hóa đơn thuế cho người mua chứa thông tin chi tiết về hàng hóa / dịch vụ được giao cho người mua bao gồm giá hàng hóa / dịch vụ, bất kỳ khoản phí nào khác có thể áp dụng như phí giao hàng, thuế áp dụng và số lượng chi tiết hoặc tổng trọng lượng của lô hàng.
Tính năng của Hóa đơn chiếu lệ
Đây là tài liệu không ràng buộc do người bán phát hành cung cấp giá ước tính của hàng hóa / dịch vụ chưa được cung cấp. Hóa đơn này được xuất trước khi hóa đơn thuế được phát hành. Các tính năng sau của nó sẽ giải thích rõ hơn:
- Chứng từ không ràng buộc - Vì hóa đơn này được phát hành trước khi thỏa thuận mua bán diễn ra, nên chứng từ này không ràng buộc người bán hoặc người mua trong hợp đồng mua bán.
- Giá thỏa thuận - Tài liệu này cung cấp giá ước tính của hàng hóa / dịch vụ sẽ được giao, do đó giá được đề cập trong hóa đơn này luôn có thể thương lượng.
- Được phát hành trước khi Bán hàng thực tế - Nó được phát hành trước khi một đợt bán hàng thực tế diễn ra, cung cấp thông tin chi tiết đầy đủ cho người mua về giá cả, thuế, hoa hồng, phí vận chuyển, chi tiết số lượng, v.v.
- Hiệu lực - Nó có giá trị trong một khoảng thời gian cụ thể, nói chung là tính đến ngày hóa đơn thuế được phát hành.
- Không có nghĩa vụ thuế - Vì hóa đơn này không phải là hóa đơn thuế nên không có nghĩa vụ thuế phát sinh đối với hóa đơn.
Làm thế nào để tạo hóa đơn chiếu lệ?
Không có mẫu thiết lập để tạo một hóa đơn như vậy. Người bán có thể chọn chế độ, định dạng và thiết kế của mình. Nó bao gồm các chi tiết sau:
- Ngày cấp.
- Số sê-ri duy nhất của Hóa đơn.
- Thông tin chi tiết về người mua bao gồm địa chỉ và thông tin liên hệ của anh ta;
- Thông tin chi tiết về người bán bao gồm địa chỉ và thông tin liên hệ của anh ta;
- Địa chỉ giao hàng.
- Thông tin chi tiết về trọng lượng và số lượng hàng hóa cần giao;
- Mô tả đầy đủ về hàng hóa được cung cấp bao gồm cả đơn giá và số lượng;
- Bất kỳ khoản phí nào khác như hoa hồng, thuế hoặc chi phí vận chuyển mà người mua phải trả;
- Ngày dự kiến gửi đơn đặt hàng;
- Nó cũng có thể có ngày hiệu lực.
Các bước trong việc tạo hóa đơn chiếu lệ
Bước 1: Xác định khách hàng được đề xuất mà hóa đơn sẽ được lập.
Bước 2: Điền tất cả các thông tin chi tiết liên quan, như đã thảo luận ở trên, bao gồm cả giá hàng hóa / dịch vụ mà hai bên đã thỏa thuận.
Bước 3 : Đề cập chi tiết về hàng hóa / dịch vụ cụ thể sẽ được cung cấp.
Bước 4: Cuối cùng, ký vào hóa đơn và ghi ngày xuất hóa đơn.
Ví dụ về Hóa đơn chiếu lệ
Ông Buyer gần đây đã bắt đầu một doanh nghiệp sản xuất quần áo mới là may áo sơ mi và quần dài. Sau khi nghiên cứu đáng kể về vải thô cho quần và áo sơ mi, ông đã tìm đến Ông Seller chuyên cung cấp số lượng lớn nguyên liệu thô cũng như chỉ khâu trong 15 năm qua.
Ông Seller đưa ra một mảnh vải dài 30 mét với giá 25 đô la. Ông Buyer ước tính rằng ông sẽ cần 2700 mét vật liệu để đáp ứng yêu cầu hàng năm của mình. Ông Mua yêu cầu một hóa đơn chiếu lệ có ghi chi tiết về tổng giá, số lượng, chi phí vận chuyển cũng như trọng lượng của lô hàng. Giúp Người bán soạn thảo hóa đơn chiếu lệ và điền các chi tiết liên quan.
Giải pháp
Dưới đây là mẫu Hóa đơn chiếu lệ của doanh nghiệp sản xuất quần áo -
Sự khác biệt giữa Hóa đơn chiếu lệ và Hóa đơn
Sự khác biệt giữa Hóa đơn chiếu lệ và Báo giá
Khi nào sử dụng?
Nó là một quá trình cần thiết cho một tổ chức. Quá trình này xảy ra trước khi các giao dịch mua bán thực sự xảy ra. Nó có thể được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Nói chung, nó được phát hành trong trường hợp người mua mới mà trước đây chưa có giao dịch nào xảy ra.
- Vì đây là chứng từ có thể thương lượng nên người mua có thể thương lượng giá được niêm yết và người bán có thể dễ dàng sửa đổi hóa đơn chiếu lệ, điều này không nằm trong trường hợp hóa đơn thuế.
- Cung cấp cho người mua mức giá dự kiến phải trả và các chi phí khác liên quan đến việc bán hàng đó.
- Nó có thể được sử dụng để nhận một số khoản thanh toán trước cho việc bán hàng nếu người mua chấp nhận hóa đơn.
- Nó cũng có thể được sử dụng trong kinh doanh xuất khẩu và nhập khẩu.
Tại sao sử dụng Hóa đơn chiếu lệ?
Như chúng tôi đã thảo luận nhiều lần trong bài viết rằng nó là chứng từ được phát hành trước khi bất kỳ hóa đơn thuế nào được phát hành. Vì vậy, lý do đầu tiên và cơ bản là:
- Đây là một tài liệu không ràng buộc có các chi tiết gần giống với hóa đơn thuế, có thể được thương lượng trước khi thực hiện giao dịch mua bán thực tế, mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp.
- Khía cạnh quan trọng thứ hai là việc chấp nhận các hóa đơn này cho thấy người mua hài lòng với mức giá mà người bán yêu cầu và anh ta đồng ý trả mức giá đó, bao gồm cả các chi phí liên quan khác.
- Nó cũng cung cấp cơ hội nhận được một số khoản thanh toán trước cho đơn đặt hàng bán nếu người mua chấp nhận hóa đơn chiếu lệ.
Phần kết luận
Hóa đơn chiếu lệ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của một tổ chức. Người ta có thể coi đó là bước đầu tiên để thực hiện một giao dịch mua bán. Loại bỏ mọi nhầm lẫn liên quan đến giá cả của sản phẩm, nó sẽ mở ra cánh cửa cho một mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
