Mẫu đầy đủ của GL là gì?
Dạng đầy đủ của GL là Sổ cái chung. Nó có thể được định nghĩa là các sổ tài khoản ghi các bút toán trên sổ cái. Nó cung cấp một hồ sơ toàn diện và có hệ thống về tất cả các giao dịch tiền tệ của một tổ chức được sử dụng trong việc lập báo cáo tài chính và đánh giá tình trạng tài chính tổng thể của một tổ chức bằng cách cho phép người dùng nhìn vào bức tranh toàn cảnh hơn.
Phân loại
GL có thể được phân loại như sau:
- Sổ cái chi phí: Loại sổ cái này được sử dụng để ghi lại tất cả các chi phí phát sinh của một tổ chức. Tài khoản tiền thuê nhà, tài khoản tiền điện, v.v. là những ví dụ về sổ cái chi phí.
- Sổ cái vốn: Loại sổ cái này được sử dụng để ghi chép các giao dịch về vốn được giới thiệu hoặc rút khỏi một tổ chức.
- Sổ cái thu nhập: Loại sổ cái này được sử dụng để ghi lại tất cả các loại thu nhập kiếm được và tích lũy của một tổ chức. Tiền lãi nhận được, doanh thu, v.v. là những ví dụ về sổ cái thu nhập.
- Sổ cái nợ phải trả: Loại sổ cái này được sử dụng để ghi lại tất cả các loại nợ của một tổ chức. Chủ nợ, các khoản vay, các khoản phải trả, v.v. là những ví dụ về sổ cái nợ phải trả.
- Sổ cái tài sản: Loại sổ cái này được sử dụng để ghi tất cả các loại thông tin liên quan đến tài sản. Tài khoản ngân hàng, tiền mặt, con nợ, đồ đạc, máy móc, v.v. là những ví dụ về sổ cái tài sản.
Làm thế nào nó hoạt động?
Kế toán sử dụng một sổ cái chung để lưu trữ và tổ chức các thông tin tài chính được sử dụng để lập các báo cáo tài chính của một tổ chức. Tất cả các giao dịch tài chính của một tổ chức được đăng lên các tài khoản sổ cái phụ chuyên dụng của họ. Các giao dịch này sau đó được tóm tắt và sử dụng để chuẩn bị số dư thử nghiệm, đóng vai trò như một báo cáo cho mọi số dư của tài khoản sổ cái. Kế toán sau đó kiểm tra số dư thử để xác định xem có sai sót nào không và điều chỉnh lại bằng cách đăng các bút toán cần thiết. Kế toán sau đó sẽ sử dụng số dư thử nghiệm đã điều chỉnh để tạo các báo cáo tài chính của một tổ chức.
Thí dụ
ABC Limited kinh doanh nội thất. Nó đã bán mười đơn vị đồ nội thất với giá 200 đô la mỗi đơn vị cho nhà bán lẻ của mình để lấy tiền mặt vào ngày 10 tháng 1 năm 2020. Đăng các mục sổ cái cho ABC Limited liên quan đến giao dịch nói trên.
Câu trả lời
Các mục nhập đã đăng ở trên, tức là mục tiền mặt và bán hàng, sẽ được chuyển tương ứng vào tài khoản tiền mặt và tài khoản bán hàng. Tiền mặt và tài khoản bán hàng cho ABC Limited là-
Cần GL
Nó cần thiết vì những lý do sau:
- Nó giúp xác định gian lận.
- Giúp người dùng giảm thiểu hoặc loại bỏ các sai sót và gian lận.
- Nó cho phép người dùng dừng ngay các giao dịch bất thường.
- Sổ cái chung giúp người dùng hoàn thành số dư thử nghiệm của họ.
- Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan chính xác về các giao dịch kinh doanh.
- Sổ cái tổng hợp giúp người dùng khai thuế thu nhập dễ dàng vì họ có chi phí phát sinh và thu nhập kiếm được đều ở một nơi.
- Sổ cái cho phép người dùng biên soạn các báo cáo tài chính quan trọng của họ bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán. Do đó, hỗ trợ trong việc đánh giá khả năng sinh lời, tính thanh khoản và phúc lợi tài chính nói chung.
Sổ cái chung so với Nhật ký chung
Sự khác biệt như sau:
- Định nghĩa: Sổ cái có thể được định nghĩa là một tài khoản được sử dụng để phân loại, lưu trữ và tổng hợp các giao dịch tài chính của một tổ chức, trong khi sổ nhật ký chung có thể được mô tả là một sổ tài khoản ghi lại mọi giao dịch tài chính theo trình tự thời gian.
- Cơ sở nhập: Các mục nhập được đăng dựa trên các tài khoản bị ảnh hưởng, trong khi trong một mục nhập sổ cái chung được đăng dựa trên thứ tự thời gian.
- Điểm ghi sổ: Nhật ký chung là điểm ghi đầu tiên, trong khi sổ cái là điểm ghi thứ hai trong kế toán, để ghi chép một giao dịch tài chính;
Ưu điểm
Những ưu điểm như sau:
- Sổ cái chung giúp tìm hiểu tình hình tài chính của một tổ chức tại bất kỳ thời điểm nào.
- Nó hoạt động như một cái nhìn sâu sắc về giao dịch của một công ty. Sổ cái tổng hợp cho phép kiểm toán viên nghiên cứu sâu hơn về hoạt động của một tổ chức.
- Việc phân tích chi tiết các sổ cái tổng quát cho phép các kiểm toán viên của một tổ chức hiểu sâu sắc về tình trạng của một tổ chức.
- Sổ cái cũng tạo điều kiện cho BRS hoặc báo cáo đối chiếu ngân hàng vì tất cả các giao dịch tài chính thuộc một tài khoản ngân hàng cụ thể đều được ghi lại ở một nơi.
- Yếu tố phân loại cho phép tổ chức xem tổng sổ cái của con nợ ngay lập tức.
Nhược điểm
Những bất lợi như sau:
- Đắt tiền và tiêu tốn thời gian: Hệ thống sổ cái tổng hợp có thể rất tốn kém cũng như tốn thời gian. Một tổ chức có thể cần thuê kế toán để đăng các giao dịch của họ lên sổ cái. Hệ thống này cũng đòi hỏi rất nhiều lao động. Đó là lý do tại sao hầu hết các tổ chức doanh nghiệp nhỏ cảm thấy khó khăn trong việc lựa chọn và quản lý hệ thống kế toán GL.
- Dễ xảy ra lỗi: Một nhược điểm khác là có thể thực tế là chúng rất dễ xảy ra gian lận và sai sót. Khả năng xảy ra sai sót và nhầm lẫn luôn cao trong sổ cái.
Phần kết luận
Do đó, Sổ Cái (GL) cho phép người sử dụng các báo cáo tài chính có cái nhìn toàn cảnh hơn. Nó cung cấp một hồ sơ có hệ thống và có ý nghĩa về tất cả các loại giao dịch tài chính của một tổ chức, rất hữu ích trong việc lập báo cáo tài chính. Nó cho phép người dùng đánh giá tình trạng tài chính của một tổ chức. Nó có thể được phân loại thành sổ cái chi phí, sổ cái tài sản, sổ cái vốn, sổ cái thu nhập và sổ cái nợ phải trả.
