Sơ đồ tổ chức trong Excel là gì?
Biểu đồ tổ chức trong excel được sử dụng để đại diện cho cấu trúc tổ chức của bất kỳ doanh nghiệp hoặc công ty nào, nó được sử dụng để đại diện cho báo cáo hoặc hệ thống phân cấp cho mọi nhân viên liên kết với tổ chức, để sử dụng biểu đồ này, chúng ta cần sử dụng các mẫu nghệ thuật thông minh được xác định trước. trong excel.
Làm thế nào để tạo một sơ đồ tổ chức trong Excel?
- Bước 1: Nhấp vào trang tính Excel nơi bạn muốn thêm sơ đồ tổ chức và tab Chèn Goto -> SmartArt.
- Bước 2: Nhấp vào nó sẽ mở ra một cửa sổ mới như trong Hình trên, Nhấp vào tùy chọn thứ 5 từ bảng điều khiển bên trái có tên là 'Hệ thống phân cấp'.
- Bước 3: Quan sát rằng các tùy chọn trong bảng điều khiển bên phải sẽ thay đổi tương ứng. Chọn tùy chọn thứ nhất trong hàng thứ nhất tức là Sơ đồ tổ chức như được đưa ra bên dưới.
- Bước 4: Nhấp vào OK sẽ đóng hộp thoại và chèn bố cục sơ đồ tổ chức vào trang tính đang hoạt động của bạn, như thể hiện trong hình bên dưới.
Như bạn thấy trong hình trên, sơ đồ tổ chức bao gồm 2 ngăn, ngăn văn bản ở bên trái và ngăn đồ họa SmartArt ở bên phải.
Ngăn văn bản là một danh sách dấu đầu dòng được căn chỉnh tốt về dữ liệu hoạt động như một đầu vào cho đồ họa SmartArt. Bạn có thể nhập văn bản mong muốn bên trong (Văn bản). (Văn bản) là một văn bản giữ chỗ có nghĩa là nó sẽ được thay thế khi bạn tiếp tục nhập văn bản thực. Bất cứ thứ gì bạn nhập trong ngăn bên trái sẽ tự động được phản ánh trong đồ họa SmartArt bên phải.
Ở cuối ngăn văn bản bên trái, bạn thấy mô tả của đồ họa SmartArt tức là sơ đồ tổ chức trong trường hợp này.
Đồ họa SmartArt được ánh xạ đến ngăn bên trái dựa trên sự căn chỉnh của dấu đầu dòng và dấu đầu dòng phụ. Vì vậy, nó sử dụng các giá trị Văn bản được nhập trong ngăn bên trái và tự động cập nhật biểu diễn đồ họa biểu thị giống nhau.
Thí dụ
Tạo một Sơ đồ tổ chức để hiển thị một Sơ đồ tổ chức nhất định.
Phó Tổng Thống
|
Giám đốc
|
Giám đốc
| Kỹ sư 1
| Kỹ sư 2
Bước 1:
- Như đã nghiên cứu trước đây, hãy làm theo đường dẫn này để chèn sơ đồ tổ chức vào trang tính Excel của bạn.
Chèn -> SmartArt -> Cấu trúc phân cấp -> Sơ đồ tổ chức.
- Một mẫu excel Sơ đồ tổ chức mặc định như sau sẽ được chèn vào trang tính của bạn.
Bước 2:
- Nhấp vào (Văn bản) đầu tiên và nhập vai trò cao nhất được đưa ra trong tuyên bố vấn đề, tức là Phó chủ tịch.
- Bạn thấy rằng hình ảnh cũng thay đổi theo.
- Bây giờ, sơ đồ tổ chức có vai trò cao nhất là Phó Chủ tịch.
Bước 3:
- Vai trò tiếp theo trong hệ thống phân cấp là Người quản lý. Chỉ có 1 người quản lý dưới quyền Phó chủ tịch.
- 2 nd đạn là một tiểu đạn. Vì vậy, hãy nhập 'Trình quản lý' vào hộp văn bản thứ 2 .
- Bây giờ, có vai trò Giám đốc dưới quyền Phó Chủ tịch.
Bước 4:
- Bây giờ, có 2 nhân viên, Kỹ sư 1 và Kỹ sư 2 dưới quyền Quản lý.
- Vì vậy, hãy nhấp vào Giảm hạng trong tab Thiết kế, tạo một dấu đầu dòng phụ mới trong Trình quản lý
- Chèn văn bản 'Kỹ sư 1' vào hộp văn bản.
Bước 5:
- Có một nhân viên khác tên là 'Kỹ sư 2' dưới cùng một Quản lý.
- Vì vậy, nhấn Enter sau Nhân viên 1 sẽ tạo một dấu đầu dòng phụ khác trong Trình quản lý.
- Chèn văn bản 'Kỹ sư 2' vào hộp văn bản.
Bước 6:
- Khi chúng tôi đã đạt được biểu đồ sơ đồ tổ chức của hệ thống phân cấp đã cho, chúng tôi có thể xóa các trình giữ chỗ (Văn bản) còn lại khỏi mẫu.
- Nhấp vào từng chỗ dành sẵn (Văn bản) không muốn và nhấn phím 'Xóa' trên bàn phím.
- Sơ đồ tổ chức kết quả trong Excel như được hiển thị bên dưới.
Những điều cần ghi nhớ
- Sơ đồ tổ chức được sử dụng để hiển thị các vai trò và thứ bậc trong một tổ chức nhất định.
- Có 4 biến thể của Sơ đồ tổ chức
- Sơ đồ tổ chức (Thông thường)
- Sơ đồ tổ chức hình ảnh
- Tên và Chức danh Sơ đồ tổ chức
- Sơ đồ tổ chức nửa vòng tròn
- Định dạng có thể được áp dụng cho Sơ đồ tổ chức về cách áp dụng màu sắc và kiểu dáng.
-
- Thiết kế -> Thay đổi màu sắc cho phép bạn thay đổi màu sắc
- Thiết kế -> Kiểu SmartArt cho phép bạn thay đổi kiểu.
