Mẫu quản lý dự án Excel
Quản lý dự án là một trong những vai trò quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Bạn không thể đơn giản theo dõi tất cả các hoạt động trong dự án chỉ bằng tay; bạn cần một số phần mềm để giúp bạn quản lý dự án tốt hơn.
MS Excel là một trong những phần mềm có thể giúp bạn theo dõi trạng thái của dự án với các mẫu dễ dàng tại chỗ. Trong bài viết này, chúng tôi dành riêng cho bạn cách sử dụng excel để chuẩn bị các mẫu quản lý dự án trong excel.
Làm thế nào để sử dụng Excel để chuẩn bị các mẫu quản lý dự án trong Excel?
Dưới đây là các ví dụ để chuẩn bị các mẫu quản lý dự án trong excel.
Ví dụ # 1 - Mẫu Quản lý Dự án Excel bằng Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là một trong những biểu đồ trong excel, rất hữu ích trong việc xem xét các nhiệm vụ của dự án, tình trạng hiện tại so với các tiêu chuẩn đặt ra.
Khi dự án bắt đầu và chạy sau một tuần, với tư cách là người quản lý dự án muốn biết tình trạng của dự án, liệu nó có nằm trong hàng hay không. Từ khi bắt đầu dự án đến khi kết thúc dự án ở mỗi giai đoạn, bạn có thể theo dõi các giai đoạn của dự án.
Giả sử bạn là một công ty tổ chức sự kiện và bạn đã thực hiện một dự án rất quan trọng, rất sinh lợi cho bạn. Nhưng điều duy nhất là bạn cần thực hiện các nhiệm vụ dựa trên chương trình nghị sự mà ban tổ chức đưa ra. Hãy xem xét dưới đây là chương trình nghị sự do ban tổ chức đưa ra.
Bây giờ chúng ta hãy tạo Biểu đồ Gantt trong Excel để theo dõi tất cả các hoạt động.
Bước 1: Chọn Chỉ thời gian bắt đầu và chèn biểu đồ thanh cột. Chuyển đến tab CHÈN và chèn Biểu đồ thanh xếp chồng.
Bước 2: Bây giờ, biểu đồ của bạn phải trông như thế này.
Bước 3: Bây giờ, nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Chọn Dữ liệu.
Bước 4: Bây giờ, trong cửa sổ bên dưới, chọn Thêm.
Bước 5: Trong cửa sổ bên dưới, trong Tên chuỗi, chọn Phút và đối với giá trị chuỗi, hãy chọn dữ liệu từ C2: C14. Nhấp vào OK.
Bước 6: Trong cửa sổ bên dưới, chọn tùy chọn CHỈNH SỬA ở phía bên tay phải cho Nhãn Trục Ngang của chúng tôi.
Bước 7: Bây giờ chọn các giá trị ngang làm nhiệm vụ của chúng ta. Nhấp vào OK.
Bước 8: Biểu đồ của bạn sẽ trông như thế này ngay bây giờ.
Bước 9: Chúng ta cần thực hiện một số định dạng để làm cho nó trông đẹp hơn. Chọn giá trị chuỗi đường chân trời, tức là giá trị thời gian. Nhấp chuột phải và chọn định dạng Axis.
Trong Trục, định dạng áp dụng các giá trị bên dưới.
Bước 10: Bây giờ, định dạng thời gian sẽ giống như thế này trong biểu đồ.
Bước 11: Chọn các thanh màu xanh lam, nhấp chuột phải và chọn, định dạng chuỗi dữ liệu.
Bước 12: Vào ĐIỀN và chọn KHÔNG ĐIỀN.
Bước 13: Bây giờ các thanh màu cà phê và nhấp vào chuỗi dữ liệu định dạng và đi đến ĐIỀN và chọn các màu khác nhau theo ý muốn của bạn.
Và biểu đồ của bạn đã sẵn sàng để tiếp nhận nhiệm vụ và bạn có thể quản lý dự án tốt hơn ngay bây giờ.
Ví dụ # 2 - Ví dụ về Trình theo dõi Chu kỳ Bán hàng
Bây giờ chúng ta sẽ xem cách tạo công cụ theo dõi chu kỳ bán hàng bằng excel. Hãy xem xét dữ liệu dưới đây cho ví dụ này. Dữ liệu bao gồm Ngày bắt đầu bán hàng, Ngày kết thúc, Mục tiêu, Số, Số ngày đã hoàn thành, Thành tích và Phương sai hiện tại, và nhiều thứ khác.
Bước 1: Đầu tiên, hãy đề cập đến Mục tiêu & Doanh số hiện tại. Đến giá trị phương sai, tức là Mục tiêu so với Hiện tại.
Bước 2: Bây giờ đến% Hoàn thành dự án.
Bước 3: Bây giờ hãy đề cập đến Ngày bắt đầu bán hàng & Ngày kết thúc.
Bước 4: Sau khi điều này đến, ngày làm việc thực giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Bước 5: Bây giờ đến Mục tiêu mỗi ngày bằng cách chia Mục tiêu với Không, số ngày có sẵn.
Bước 6: Bây giờ, hãy đến ngày hiện tại bằng cách áp dụng công thức TODAY trong Excel.
Bước 7: Bây giờ hãy tính số ngày hoàn thành từ ngày bắt đầu đến ngày hiện tại.
Bước 8: Đạt được mục tiêu hàng ngày phải là doanh thu hiện tại.
Bước 9: Bây giờ hãy tính Trung bình mỗi ngày đã đạt được cho đến nay.
Bước 10: Tính toán nếu doanh số bán hàng theo xu hướng trung bình tiếp tục cho phần còn lại của dự án, thì doanh thu cuối cùng sẽ là bao nhiêu.
Bước 11: Bây giờ, hãy đến tỷ lệ phần trăm đã đạt được nếu xu hướng tương tự tiếp tục.
Bây giờ chúng ta đã hoàn thành phần tính toán của mình. Sử dụng điều này, hãy tạo một số biểu đồ excel trực quan có thể giúp chúng tôi theo dõi dự án chỉ bằng cách nhìn vào biểu đồ.
Bước 1: Trước tiên, hãy tạo một biểu đồ cột đơn giản. Chọn ô B6 và tạo biểu đồ cột.
Bước 2: Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Chọn Dữ liệu.
Bước 3: Bây giờ bấm vào THÊM.
Bước 4: Bây giờ, trong cửa sổ bên dưới, không chọn bất cứ điều gì, chỉ cần nhấn OK.
Bước 5: Bây giờ chúng ta có một biểu đồ như thế này.
Bước 6: Bây giờ chọn thanh và nhấp vào Định dạng chuỗi dữ liệu. Ở phía bên phải, bạn sẽ thấy hộp thoại Định dạng chuỗi dữ liệu.
Bước 7: Làm cho chuỗi trùng lặp đến 100%.
Bước 8: Bây giờ, cả hai cột đều được chồng lên nhau và biểu đồ trông như thế này.
Bước 9: Bây giờ thay đổi màu của thanh màu đỏ thành KHÔNG ĐIỀN.
Bước 10: Tôi trông như thế này.
Bước 11: Vẽ một hình tròn ngay bên dưới biểu đồ và điều chỉnh nó.
Bước 12: Thêm tiêu đề biểu đồ.
Chúng tôi có một biểu đồ đã sẵn sàng. Tương tự, hãy tạo biểu đồ thứ hai cho % Đã đạt được theo cùng xu hướng.
Bây giờ chúng ta có hai biểu đồ trông như thế này.
Bạn chỉ cần cập nhật số doanh thu hàng ngày của mình trong ô B3. Mọi thứ sẽ tự động thay đổi cho bạn.
Nếu bạn quan sát các mẫu bây giờ là vào ngày 14 tháng Tháng Hai 2019 tổng của 33 ngày được hoàn thành, và hiện nay cần phải có được 1,51 lakh USD, nhưng doanh thu thực tế tại là 1,1 vạn, tức là 22% của tổng doanh thu.
Mục tiêu mỗi ngày, ban đầu, là 4587 USD (ô B11) mỗi ngày, nhưng tính đến hôm nay, thành tích là 2894,74 USD mỗi ngày (ô B16).
Nếu xu hướng tương tự 2894,74 Mỗi ngày tiếp tục trong thời gian còn lại của dự án, nó sẽ mang lại cho bạn 2,53 vạn USD, bằng 50,67% doanh thu mục tiêu khi bắt đầu.
Sử dụng mẫu quản lý Dự án này, bạn có thể theo dõi Doanh thu hàng ngày của mình Mục tiêu so với Doanh thu thực tế.
Những điều cần nhớ về mẫu quản lý dự án trong Excel
- Biểu đồ sẽ tự động tính phí nếu bạn thay đổi các cột nhập thủ công.
- Bạn có thể tạo Biểu đồ Gantt cho các hoạt động trong đó các nhiệm vụ được nối tiếp nhau.
- Trong trường hợp các mẫu quản lý dự án khác nhau, bạn cần xác định các nhiệm vụ và dòng hoạt động liên quan đến dự án.
Bạn có thể tải mẫu Excel Quản lý Dự án này tại đây - Mẫu Excel Quản lý Dự án.
