Thủ tục Kế toán là gì?
Thủ tục kế toán được định nghĩa là quy trình có tính chất chuẩn hóa thực hiện một chức năng kế toán cụ thể được thiết kế để kết hợp các chính sách quản lý rủi ro tốt hơn để các chức năng này được hoàn thành một cách năng suất và hiệu quả hơn. Bộ phận kế toán thực hiện một số chức năng như thực hiện lập hóa đơn cho khách hàng của họ, cung cấp hóa đơn cho nhà cung cấp, thực hiện đối chiếu ngân hàng và do đó, những công việc này thường đòi hỏi các thủ tục toàn diện và hợp lý.
Đặc điểm của thủ tục kế toán
# 1 - Thu thập Thông tin Tài chính
Nó bắt đầu với việc thu thập các tài liệu tài chính. Thông tin thu thập có thể được ghi lại và duy trì thông qua chế độ vật lý hoặc chế độ điện. Băng tính tiền, hóa đơn đến, biên lai, hồ sơ tiền lương, biên lai đi lại và các biểu mẫu cùng với hóa đơn là những ví dụ về tài liệu tài chính.
# 2 - Đối chiếu và xác minh tài khoản
Sau khi đăng nhập vào hệ thống, kế toán xác minh thông tin tài chính với các bằng chứng có sẵn. Việc đối chiếu tài khoản và báo cáo nội bộ cũng như bên ngoài được thực hiện theo các thủ tục kế toán đã thiết lập. Các thủ tục này phải được thiết kế và xây dựng sao cho nó ghi lại thông tin hợp lệ, khách quan và chính xác. Các thủ tục phải nhất quán và có thể so sánh được.
Ví dụ về thủ tục kế toán
Ví dụ 1
Ví dụ tốt nhất để mô tả điểm trên là định giá hàng tồn kho. Khi đã xác định được rằng hàng tồn kho sẽ được ghi nhận và định giá theo phương pháp Nhập trước xuất trước thì không được chuyển sang bất kỳ phương pháp xác định giá trị thay thế nào như phương pháp tồn kho LIFO hoặc phương pháp bình quân gia quyền.
Ví dụ số 2
Một ví dụ khác có thể là về thủ tục thanh toán trong đó hóa đơn thường được phát hành cho khách hàng. Điều này liên quan đến ba nhiệm vụ lớn, đó là thu thập thông tin cho hóa đơn, tạo hóa đơn và phát hành lại cho khách hàng. Những người chịu trách nhiệm về quy trình thanh toán có thể xem xét thông tin thanh toán hàng ngày và xác minh giá để xử lý đơn đặt hàng. Khi hoạt động xem xét hoàn tất, hệ thống có thể yêu cầu hệ thống in hóa đơn theo lô và trong đó các hóa đơn đã in như vậy sau đó sẽ được gửi đến địa chỉ thanh toán.
Ví dụ # 3
Một ví dụ khác là quyết định trả lương cho người lao động. Người điều hành bảng lương có thể thu thập các thông tin sau, chẳng hạn như bảng chấm công trong đó họ có thể xem xét và phê duyệt bảng chấm công để ghi lại số giờ mà nhân viên đã bỏ ra để thực hiện nhiệm vụ nói trên. Đối với các nhiệm vụ đã làm, tỷ lệ tiền lương tương ứng được áp dụng, và tỷ lệ này, lần lượt, được sử dụng để xác định lương gộp và lương ròng sau khi trừ thuế.
Ví dụ # 4
Cách tính khấu hao cho tài sản cố định là một ví dụ khác. Dựa trên các yêu cầu báo cáo về thuế hoặc cho các mục đích kế toán, có thể xem xét việc áp dụng phương pháp khấu hao MACRS hoặc khấu hao đường thẳng để xác định chi phí khấu hao của tài sản.
Ưu điểm
- CNTT hỗ trợ trong quá trình ra quyết định vì nó cung cấp một khuôn khổ và cũng là sự phân chia công việc hiệu quả giữa các bộ phận kế toán.
- Các thủ tục kế toán khác nhau đòi hỏi các mức độ chuyên môn hóa và kỹ năng khác nhau để ghi thông tin vào hệ thống kế toán.
- Nó giúp ghi lại thông tin về bản chất tài chính và phi tài chính.
- Nó đảm bảo rằng thông tin được ghi lại có thể được xác minh chéo. Nó giúp lập báo cáo tài chính về bản chất thống nhất và có thể được sử dụng để phân tích ngành.
- Việc áp dụng đúng quy trình kế toán đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian ghi nhận thông tin vào hệ thống.
- Nó đảm bảo rằng các hồ sơ kinh doanh được duy trì theo thứ tự thời gian.
- Nó đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ tất cả các quy định và pháp luật.
Nhược điểm
- Các tài khoản được duy trì và hình thành theo thủ tục kế toán có thể dễ dàng bị thao túng nếu các quy trình này không được sửa đổi theo hướng dẫn hiện hành được quy định theo chuẩn mực kế toán và tuân thủ pháp luật.
- Thông tin được chia sẻ và chuẩn bị thông qua các thủ tục đã được thông qua có thể bị sai lệch do sai sót và phán đoán của con người.
- Việc không tuân thủ các nguyên tắc kế toán trong các thủ tục có thể dẫn đến việc ghi chép thông tin không chính xác.
- Nó giúp ích trong việc phân chia công việc giữa các bộ phận khác nhau. Tuy nhiên, nó cũng dẫn đến việc tạo ra các silo không cần thiết, do đó gây ra khó khăn trong quá trình đối chiếu thông tin tài chính.
Phần kết luận
Các thủ tục kế toán là một tập hợp các nhiệm vụ hoặc quy trình giúp bộ phận kế toán sắp xếp hợp lý và thực hiện các chức năng kế toán hữu ích. Điều này đảm bảo quản lý thông tin tốt hơn với tính minh bạch và báo cáo dữ kiện mạnh mẽ hơn. Các thủ tục kế toán đúng đắn và chính xác giúp cho việc lập các báo cáo tài chính hữu ích và chính xác.
